С кадровыми документами можно работать электронно с ноября 2021 года. Работодатели сами выбирают: остаться на бумажном документообороте или перейти на электронный. Рассказываем, зачем внедрять электронный кадровый документооборот в вашей компании уже сейчас.
Причина 1. Сократить расходы
Да, внедрение системы КЭДО требует затрат. Но давайте вспомним, сколько компания тратит на бумажный документооборот, и посмотрим на эффект после перехода в электронный формат:
Сокращение расходов на печать и бумагу
Например, МСП Банк со штатом в 500 человек за счет внедрения КЭДО сэкономил на канцтоварах почти 400 тыс. ₽ в год. А за счет ускорения бизнес-процессов, оптимизации поиска документов, повышения эффективности управления, а также автоматизации рутинных операций банк сохранил еще 11,4 млн ₽.
Экономия на пересылке документов
Удаленные работники забывают получить кадровые документы на почте или долго не отправляют подписанные. КЭДО избавляет работодателя от этих сложностей. Отдел кадров получает подписанный работником электронный кадровый документ в ту же секунду.
Сокращение площади архивов
Бумажный кадровый архив может занимать 1 шкаф, а может и не уместиться на огромном складе. Электронный кадровый архив хранится в облаке или на сервере, а значит, не придется арендовать и эксплуатировать дополнительные площади для хранения бумаг.
Причина 2. Ускорить внутренние процессы
Благодаря КЭДО кадровые менеджеры оптимизируют работу примерно на 50%, руководители — на 20%. Давайте разберемся, как это происходит:
- Любой документ можно подписать парой кликов в КЭДО без визита в отдел кадров
- Документы легко искать, копировать и заверять в режиме онлайн
- Сложные согласования, которые занимали месяц при бумажном документообороте, в КЭДО решаются за пару дней
Причина 3. Обеспечить безопасность данных
Бумажные документы могут испортиться, потеряться или пострадать при пожаре или затоплении. Электронные документы – никогда. Например, у сервиса КЭДО от Saby есть собственные защищенные серверы и каналы связи.
Бумажные документы можно подделать или незаметно заменить страницы, а электронный документ, подписанный электронной подписью – нет.
Причина 4. Легко оформлять удаленных или вахтовых сотрудников
Чтобы нанять удаленного сотрудника, не придется просить его отправить документы почтой и присылать подписанные сканы. С КЭДО сотрудник прямо на экране своего смартфона сможет оформить и подписать любые кадровые документы при трудоустройстве и во время работы.
Пример: Компании «ОМС» срочно требовался КЭДО для дивизиона по обслуживанию вахтовых поселков. За счет оперативного внедрения Saby автоматизировали все кадровые процессы, в том числе приемы, увольнения, ГПХ. Кроме того, оцифровали стажировки. Компания экономит сотни тысяч рублей на пересылке документов в труднодоступные места Крайнего Севера и тайги. В разы ускорилась работа кадровой службы.
Причина 5. Развивать HR-бренд
Компании, использующие современные технологии, выглядят более привлекательными для кандидатов.
С КЭДО все кадровые документы сотрудник видит в телефоне и может в один клик отправить заявление или запросить справку без похода в отдел кадров. Современное поколение, которое выросли со смартфоном в руке, это ценит.
Узнайте больше о возможностях КЭДО от Saby Staff